Oyun Alanında E-Arşiv Fatura: Veliye Fatura ve Nihai Tüketici Toplu Faturası

Kısa cevap: Veli fatura istediğinde kasadaki personel ad-soyad ya da şirket bilgilerini alır, ödemeyi her zamanki gibi tamamlar; fatura arka planda taslak olarak hazırlanır ve işletme sahibi gün içinde ya da sonunda tüm taslakları GİB e-Arşiv Portalı'ndan gelen tek bir SMS koduyla imzalar. Ayrıca faturalanmayan satışlar ise dönem sonunda nihai tüketici adına (11111111111) toplu faturaya girebilir.

Oyun alanlarında fatura talebi genellikle en kalabalık anda gelir: çocuk teslim ediliyor, arkada kuyruk var, veli "şirket adına fatura alabilir miyim?" diye soruyor. Bu yazıda bu anı kasayı yavaşlatmadan nasıl yöneteceğinizi, imza ve iptal süreçlerini ve toplu faturanın mantığını anlatıyoruz.

Not: Fatura türü, eşikler ve yazarkasa fişi ile fatura ilişkisi gibi konular mevzuata ve işletmenizin durumuna göre değişir; uygulamaya geçmeden önce düzeninizi muhasebecinizle netleştirin.

E-arşiv fatura nedir, kimler kesebilir?

E-arşiv fatura, kâğıt fatura yerine elektronik ortamda düzenlenen ve alıcıya e-postayla ya da elektronik olarak iletilen faturadır. Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) e-Arşiv Portalı, işletmelerin bu faturaları ek bir entegratöre gerek kalmadan kesmesine imkân verir. Portala girişte İnteraktif Vergi Dairesi bilgileri kullanılır; faturalar portalda kayıtlı cep telefonuna gelen SMS koduyla imzalanır.

Bireysel ve kurumsal fatura: veliden hangi bilgiler alınır?

• Bireysel (şahıs adına): TC kimlik numarası, ad, soyad ve faturanın gönderileceği e-posta.
• Kurumsal (şirket adına): Vergi numarası, unvan, vergi dairesi ve e-posta.

Bilgileri her gelişte yeniden sormamak için velinin kaydına saklamak, ikinci gelişte listeden seçmek işi çok hızlandırır. Kimlik ya da vergi numarası yazıldığında ad ve vergi dairesinin GİB'den doldurulması da yazım hatasını azaltır.

Alıcı e-fatura mükellefiyse

Siz ve alıcı şirket e-fatura mükellefiyseniz aranızdaki faturanın e-fatura olarak kesilmesi gerekir; e-arşiv yeterli değildir. Bu tür satışları ayrı bir listede tutup muhasebeciniz ya da entegratörünüz üzerinden kesmek, sonra "kesildi" olarak işaretlemek en güvenli yoldur. Siz e-fatura mükellefi değilseniz, e-fatura mükellefi bir şirkete de e-arşiv fatura kesebilirsiniz.

Kasayı yavaşlatmadan fatura: taslak ve toplu imza

Faturayı ödeme anında portala girip kesmeye çalışmak kuyruğu durdurur. Daha iyi bir akış:

1. Personel ödeme ekranında "Fatura istiyor"u açar, bilgileri girer.
2. Ödeme her zamanki gibi tamamlanır; personel GİB'i beklemez.
3. Fatura arka planda taslak olarak portala hazırlanır.
4. İşletme sahibi uygun bir anda taslakları seçer, SMS kodunu ister ve tek kodla hepsini imzalar.
5. İmzalanan fatura alıcının e-postasına gider.

Bu ayrım bir yetki ayrımıdır da: personel fatura talebi açabilir ama imzalayamaz ve kesilen faturaların listesini göremez.

Ne zaman kesmeli: girişte mi çıkışta mı?

Oturum hâlâ açıkken kesilen faturaya sonradan eklenen uzatma ya da kafe ürünleri girmez. Tüm harcamanın tek faturada olması için faturayı çıkışta, teslim sırasında kesmek en pratik yoldur. Girişte peşin ödenen seans ya da paket satışı için ise fatura ödemeden sonra kesilebilir.

Nihai tüketici toplu faturası (11111111111)

Her velinin fatura istemediği açıktır. Kimlik bilgisi alınmayan satışlar için alıcı olarak nihai tüketiciyi temsil eden 11111111111 numarası kullanılabilir. Bazı işletmeler ayrıca faturalanmayan satışlarını dönem sonunda (her gün sonu, haftalık ya da aylık) bu alıcı adına tek bir faturada toplar.

Toplu faturayı doğru kurmanın püf noktaları:

• Bir satış bir kez faturalanır: Veliye ayrıca fatura kesilmiş satış toplu faturaya girmemelidir.
• Dönem, gün sonuna göre olmalıdır: Gece yarısını geçen bir kapanışta takvim günü değil kasanın kapandığı gün esas alınırsa satışlar bölünmez.
• Açıklama yazın: "Dönem satışları = toplu fatura + ayrıca kesilen N fatura" gibi bir açıklama, muhasebecinin Z raporuyla eşleştirmesini kolaylaştırır.
• Yazarkasa farkını kontrol edin: Yazarkasadan doğrudan basılmış ya da hiç basılmamış satışlar varsa toplu fatura ile Z toplamı farklı çıkar; nasıl yorumlanacağını yazarkasa Z raporu yazısında anlattık.

İade olduğunda fatura ne olur?

Veliye fatura kesildikten sonra seans iptal edilir ya da ücret düşürülürse fatura kendiliğinden geçersiz olmaz. Bu durumda fatura için portaldan iptal talebi gönderilir; portal iptali kabul etmezse (örneğin süresi geçtiyse) işletmenin kendi yoluyla iptal etmesi gerekir. Kısmi iadede genellikle fatura iptal edilip kalan tutarla yeniden kesilir. İptal kararını otomatiğe bırakmak yerine işletme sahibinin onayına bağlamak daha güvenlidir.

KidsPlay'de e-arşiv fatura

KidsPlay'in Premium Max paketindeki E-Arşiv Fatura modülü, işletmenin kendi GİB e-Arşiv Portalı hesabıyla çalışır:

• Çıkış ödemesi penceresinde ve kafe ödeme ekranında "Fatura istiyor" ile bireysel ya da kurumsal bilgiler girilir; bilgiler müşteri kaydına saklanır.
• Taslaklar "Onay bekleyenler" sekmesine düşer; seçilen faturalar tek SMS koduyla imzalanır ve alıcıya GİB'in resmî fatura görüntüsü olarak e-postayla gider.
• Toplu Fatura ekranında kapanmış günler seçilir; önizlemede KDV oranına göre satırlar, ayrıca kesilen faturalar ve varsa yazarkasa Z toplamı görünür. Toplu fatura her gün sonu, haftalık ya da aylık otomatik de hazırlanabilir.
• İade olan faturalar "İptal bekleyenler"e düşer, iptal kararı sahibe sorulur; e-fatura gerektiren satışlar "Dışarıda kesilecek" sekmesinde tutulur.

Fatura modülü tek başına da kullanılabilir; stok, kasa ve alışlarla birlikte düşünüldüğünde ne kazandırdığını ERP rehberinde özetledik.