Yazarkasa Z Raporu Nedir? Oyun Alanında Z Raporu ile Satışları Eşleştirme

Kısa cevap: Z raporu, yazarkasanın (ödeme kaydedici cihaz, ÖKC) gün sonunda verdiği ve o günün tüm mali satışlarını KDV oranlarına ve ödeme türlerine göre toplayan resmî rapordur. Alındığında günün toplamları cihazın mali hafızasına kaydedilir ve günlük sayaçlar sıfırlanır. Gün içinde bilgi amaçlı alınan ara rapora ise X raporu denir.

Kafesi olan ve yazarkasa kullanan her oyun alanı her gün bir Z raporu alır; ama bu raporun satış programındaki ciroyla neden tutmadığı çoğu zaman bir muamma olarak kalır. Bu yazıda Z raporunun içeriğini, X raporundan farkını ve satışlarınızla nasıl eşleştireceğinizi anlatıyoruz.

Z raporu ile X raporu arasındaki fark

• X raporu: Gün içinde istenildiği kadar alınabilen bilgi raporudur. O ana kadarki satışları gösterir, mali hafızaya bir şey yazmaz ve sayaçları sıfırlamaz. Vardiya değişiminde ya da öğle arası kontrolde işe yarar.
• Z raporu: Gün sonunda alınan, mali hafızaya kaydedilen ve sayaçları sıfırlayan rapordur. Her Z raporunun bir sıra numarası (Z no) vardır.

Z raporunun her iş günü sonunda alınması ve muhasebe kayıtlarıyla birlikte saklanması gerekir; ayrıntılı yükümlülükler için muhasebecinize danışın. Bazı yeni nesil cihazlar gün sonunda alınmamış Z raporunu ertesi gün ilk işlemde otomatik alır; bu durumda raporun hangi güne ait olduğuna dikkat etmek gerekir.

Z raporunda neler yazar?

• Z numarası, tarih ve saat
• Günün toplam satışı ve KDV oranlarına göre matrah ve KDV
• Nakit, kredi kartı ve diğer ödeme türlerine göre dağılım
• Kesilen fiş sayısı, iptal ve iade bilgileri
• Kümülatif toplamlar

Z raporu satış programıyla neden tutmaz?

Oyun alanında satışın bir kısmı yazarkasadan geçer, bir kısmı geçmeyebilir. Z toplamı ile programdaki ciro arasındaki farkın tipik nedenleri:

• Yazarkasadan doğrudan basılan fişler: Programa girilmeden, yazarkasanın tuşlarından satılan ürünler. Z'de vardır, programda yoktur.
• Yazarkasaya hiç gönderilmeyen satışlar: Programda kayıtlı ama fişi kesilmemiş satışlar. Programda vardır, Z'de yoktur.
• Ayrıca fatura kesilen satışlar: Faturalanan bir satış için mali fiş kesilmediyse Z'de görünmez.
• Havale ve diğer ödeme türleri: Yazarkasadan geçmeyen tahsilatlar karşılaştırmaya katılmamalıdır.
• Gün sınırı farkı: Z gece yarısından sonra ya da ertesi sabah alındıysa ve program farklı bir gün sınırı kullanıyorsa iki rakam farklı günleri kapsar.

Z raporu ile satışları eşleştirme adımları

1. Aynı günü karşılaştırın: Z'nin ait olduğu iş günü ile programdaki gün aynı olsun.
2. Programda yalnızca yazarkasadan geçmesi gereken ödemeleri (nakit + kart) toplayın; havaleyi dışarıda bırakın.
3. İki toplam arasındaki farkı yazın.
4. Fark artıysa (Z daha büyük) yazarkasadan doğrudan basılan fişleri arayın; eksi ise fişi kesilmemiş satışları arayın.
5. Doğrudan basılan satışlar programda yoksa, toplu fatura ve ciro raporlarına eklenmesi gerekip gerekmediğini muhasebecinize sorun.

Bu kontrolü kasayı sayarken yapmak en pratiğidir; nakit tarafının nasıl kapatılacağı kör sayım rehberinde anlatılıyor.

Yazarkasa entegrasyonu farkı nasıl azaltır?

Satış programı ile yazarkasa birbirine bağlı olduğunda kasadaki personel satışı bir kez girer; fişi cihaz basar, ödeme programa otomatik işlenir. Fiş ve Z numarası satışın üzerinde durur, böylece bir veliye sonradan fatura kesilirken hangi fişe karşılık geldiği bilinir. Entegrasyonun kafe ve oyun alanı tarafındaki faydalarını kafe geliri yazımızda da ele aldık.

KidsPlay'de Z raporu takibi

KidsPlay'in Premium Max paketinde gün sonu raporu yazarkasanın Z toplamını satışlarla karşılaştırır:

• inPOS yazarkasası KidsPlay'e bağlı işletmelerde Z raporu cihazdan kendiliğinden gelir; raporda "KidsPlay'den basılan" ve "doğrudan yazarkasadan basılan" tutarlar ayrı görünür. KidsPlay'in bastırdığı her fişin fiş ve Z numarası satışa işlenir. Ertesi sabah alınan otomatik Z bile ait olduğu güne yazılır.
• Yazarkasası bağlı olmayan işletmeler gün sonunda Z toplamını ve Z numarasını elle girer; sonradan girmek ya da düzeltmek de mümkündür. Elle girilen Z, günün nakit ve kart satışlarıyla karşılaştırılır.
• Toplu fatura önizlemesinde seçilen günlerin Z toplamı ve farkı görünür; böylece doğrudan basılmış satışlar faturada gözden kaçmaz.

Z raporunun e-arşiv fatura ile ilişkisini oyun alanında e-arşiv fatura yazısında, Z takibinin parçası olduğu modüllerin tamamını ise ERP rehberinde okuyabilirsiniz.