E-Fatura ile E-Arşiv Fatura Arasındaki Fark: Kasada Hangisini Kesmeli?

Kısa cevap: Hangi faturayı keseceğinizi siz değil alıcı belirler. Alıcı GİB'in e-fatura sistemine kayıtlıysa (ve siz de kayıtlıysanız) fatura e-fatura olur ve alıcının e-fatura kutusuna gider. Alıcı kayıtlı değilse, yani bireysel bir veli ya da e-faturaya geçmemiş bir şirketse, fatura e-arşiv olur ve e-postayla gönderilir. İkisi de aynı hukuki değere sahip elektronik faturadır; farkları iletim yolunda, iptal kurallarında ve alıcının yanıt hakkındadır.

Oyun alanı ve kids kafe işletmelerinde faturaların çoğu bireysel velilere kesilir; ama doğum günü organizasyonu yaptıran bir şirket, okul gezisi düzenleyen bir kurum ya da çalışanına harcamasını şirket adına faturalatan bir veli de kasaya gelir. Bu yazıda iki fatura türünü yan yana koyuyor, kasada hangisinin seçileceğini ve en sık yapılan hataları anlatıyoruz.

Not: Mükellefiyet eşikleri, saklama yükümlülükleri ve iptal süreleri mevzuatla değişebilir. Bu yazı genel bir yol haritasıdır; kendi durumunuzu muhasebecinizle netleştirin.

E-fatura nedir?

E-fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın e-fatura sistemine kayıtlı iki taraf arasında düzenlenen elektronik faturadır. Fatura satıcıdan çıkar, GİB'in sistemi üzerinden alıcının e-fatura posta kutusuna ulaşır. Kâğıda basılması ya da e-postayla gönderilmesi gerekmez; alıcı faturayı kendi muhasebe programına ya da entegratör paneline düşmüş olarak görür.

Belirli bir ciro eşiğini aşan ya da belirli sektörlerde faaliyet gösteren işletmeler e-faturaya geçmek zorundadır; eşiğin altında kalanlar da isterse gönüllü olarak geçebilir. Bir işletmenin e-fatura sistemine kayıtlı olup olmadığı GİB'in kayıtlı kullanıcılar listesinden vergi numarasıyla sorgulanabilir.

E-arşiv fatura nedir?

E-arşiv fatura, alıcının e-fatura sistemine kayıtlı olmadığı durumlarda kâğıt fatura yerine düzenlenen elektronik faturadır. Alıcıya e-postayla ya da elektronik olarak iletilir; alıcı isterse çıktısını da alabilir. Oyun alanında fatura isteyen velilerin neredeyse tamamı bu gruptadır, çünkü bireyler e-fatura sistemine kayıtlı değildir.

E-arşiv fatura kesmek için iki yol vardır: GİB'in ücretsiz e-Arşiv Portalı ya da bir özel entegratör. Portalla kesmeyi ve kasadaki akışı oyun alanında e-arşiv fatura yazımızda ayrıntılı anlattık.

E-fatura ve e-arşiv fatura arasındaki farklar

• Kime kesilir: E-fatura yalnızca e-fatura sistemine kayıtlı alıcıya; e-arşiv ise kayıtlı olmayan herkese (bireyler ve kayıtlı olmayan şirketler).
• Nasıl iletilir: E-fatura GİB üzerinden alıcının e-fatura kutusuna düşer; e-arşiv alıcının e-posta adresine gider.
• Alıcının yanıt hakkı: E-faturada "ticari fatura" senaryosu seçildiyse alıcı faturayı sistem üzerinden kabul ya da reddedebilir. E-arşivde böyle bir sistem içi yanıt yoktur.
• İptal: E-arşiv fatura belirli koşullarla satıcı tarafından iptal edilebilir. E-fatura ise alıcının kutusuna ulaştıktan sonra satıcı tarafından tek başına geri alınamaz; ticari faturada alıcının reddi, aksi hâlde iade faturası ya da itiraz süreci gerekir.
• Alıcıdan istenen bilgi: İkisinde de vergi ya da TC kimlik numarası, ad-soyad veya unvan gerekir. E-arşivde fatura gidecek e-posta adresi önemlidir; e-faturada ise alıcının sistemdeki posta kutusu kullanılır.

Kasada hangisini keseceğinizi nasıl anlarsınız?

Karar tek bir soruya dayanır: alıcı e-fatura sistemine kayıtlı mı?

1. Veli bireysel fatura istiyorsa (TC kimlik numarasıyla) fatura her zaman e-arşivdir.
2. Şirket adına istiyorsa vergi numarası alınır ve kayıtlı kullanıcılar listesinde sorgulanır.
3. Şirket kayıtlıysa ve siz de e-fatura mükellefiyseniz fatura e-fatura olmalıdır. Siz mükellef değilseniz kayıtlı bir şirkete de e-arşiv fatura kesebilirsiniz.
4. Şirket kayıtlı değilse fatura e-arşivdir.

Yoğun bir hafta sonunda bu sorguyu kasadaki personelin elle yapması gerçekçi değildir. Özel entegratörler sorguyu vergi numarası girildiği anda kendileri yapar ve doğru türü seçer. Bu, entegratöre geçmenin en somut faydalarından biridir.

Oyun alanlarında en sık yapılan hatalar

Kayıtlı şirkete e-arşiv kesmek

E-fatura mükellefi bir işletme, kayıtlı bir şirkete e-arşiv fatura keserse fatura yanlış türde düzenlenmiş olur. Şirketin muhasebesi faturayı kabul etmeyebilir, düzeltme için iptal ve yeniden düzenleme gerekir. Kurumsal faturalarda vergi numarasını sorgulamadan kesmemek en basit önlemdir.

Faturayı oturum açıkken kesmek

Çocuk içerideyken kesilen faturaya sonradan eklenen uzatma ya da kafe ürünleri girmez. E-arşivde bu, iptal edip yeniden kesmek demektir; e-faturada ise iptal çok daha zahmetli olduğu için hata daha pahalıya patlar. Faturayı çıkışta, tüm harcama belli olduğunda kesmek iki türde de en güvenli yoldur.

Yanlış e-posta adresi

E-arşiv fatura e-postayla gittiği için tek harflik bir yazım hatası velinin faturayı hiç görmemesine yol açar. Bilgileri müşteri kaydına saklayıp bir sonraki gelişte listeden seçmek bu hatayı büyük ölçüde ortadan kaldırır.

KDV oranını ürün kartında bırakmamak

Oyun ücreti, kafe ürünleri ve paket satışlarında KDV oranı ürüne göre değişebilir. Elektronik faturada oran satır satır yazıldığı için ürün kartlarındaki oranın doğru olması gerekir; oranı olmayan ya da yanlış girilmiş ürün, fatura aşamasında sorun çıkarır.

GİB portalı mı, özel entegratör mü?

Sadece bireysel velilere ayda birkaç fatura kesiyorsanız GİB e-Arşiv Portalı yeterlidir. Kurumsal müşteriniz artıyor, e-fatura mükellefi oldunuz ya da tedarikçilerinizden gelen e-faturaları elle girmekten yoruldunuz ise özel entegratör daha mantıklıdır. İki yolu karşılaştırdığımız ve entegratör seçerken nelere bakmanız gerektiğini anlattığımız e-fatura entegratörü rehberi bu kararı vermenize yardımcı olur.

KidsPlay'de e-fatura ve e-arşiv

KidsPlay'in Premium Max paketinde iki yol da vardır:

• Uyumsoft ya da Trendyol e-Faturam bağlıysa: Kasada "Fatura istiyor" denip alıcı seçilir, ödeme her zamanki gibi tamamlanır. Fatura arka planda entegratöre gider; alıcı e-fatura mükellefiyse e-fatura, değilse e-arşiv olarak kesilir. Kurumsal alıcının vergi numarası yazıldığında, alıcı kayıtlıysa "fatura e-fatura olarak gidecek" bilgisi kasada görünür. SMS onayı beklenmez.
• Entegratör yoksa: Fatura GİB e-Arşiv Portalı hesabınızla taslak olarak hazırlanır, işletme sahibi gün içinde tek SMS koduyla hepsini imzalar.
• Satış Faturaları ekranındaki "Kesilenler" listesinde her faturanın e-Fatura ya da e-Arşiv türü ve fatura numarası görünür.

Faturanın bir de alış tarafı vardır: tedarikçilerinizin size kestiği e-faturaları nasıl takip edeceğinizi gelen e-fatura takibi yazısında anlattık.