E-Fatura Entegratörü Nedir? Oyun Alanı İçin Seçim ve Geçiş Rehberi

Kısa cevap: E-fatura entegratörü (özel entegratör), GİB'den izin almış ve işletmeler adına e-fatura ile e-arşiv faturayı düzenleyen, ileten ve saklayan firmadır. GİB portalından farkı, faturayı ekranda elle kesmek yerine kullandığınız programın faturayı entegratöre kendisinin göndermesidir. Oyun alanında bu, kasadaki ödemeyle birlikte faturanın da kesilmesi ve tedarikçi faturalarının kendiliğinden gelmesi demektir.

Bu yazıda entegratörün ne yaptığını, GİB portalıyla ne zaman yetinebileceğinizi, entegratör seçerken sormanız gereken soruları ve geçiş gününü sorunsuz atlatmanın yolunu anlatıyoruz.

Entegratör tam olarak ne yapar?

• Faturayı düzenler ve imzalar: Programınızdan gelen satış bilgisini resmî fatura biçimine çevirir ve işletmeniz adına elektronik olarak imzalar.
• Doğru türü seçer: Alıcının e-fatura sistemine kayıtlı olup olmadığını sorgular; kayıtlıysa e-fatura, değilse e-arşiv keser. Bu ayrımın neden önemli olduğunu e-fatura ile e-arşiv fatura farkı yazısında anlattık.
• İletir: E-faturayı GİB üzerinden alıcının kutusuna, e-arşivi alıcının e-postasına gönderir; GİB'e gereken raporlamayı yapar.
• Gelen faturaları toplar: Tedarikçilerinizin size kestiği e-faturalar entegratördeki gelen kutunuza düşer.
• Saklar: Faturaları yasal saklama süresi boyunca arşivler; çoğu entegratör bu hizmeti pakete dahil eder.

GİB portalı mı, entegratör mü?

GİB'in portalları ücretsizdir ve az fatura kesen bir işletme için yeterlidir. Ama her faturada portala girmek, bilgileri yazmak ve imzalamak gerekir; programla bağlantı da sınırlıdır. Aşağıdaki durumlardan biri sizin için geçerliyse entegratör zamanı gelmiş demektir:

• E-fatura mükellefi oldunuz ya da olmak üzeresiniz.
• Doğum günü, okul gezisi ya da kurum anlaşması gibi kurumsal faturalarınız artıyor.
• Fatura imzalamak için gün sonunu beklemek ya da SMS kodu almak sizi yavaşlatıyor.
• Tedarikçilerinizden ayda onlarca e-fatura geliyor ve bunları elle stoğa ya da gidere işliyorsunuz.
• Birden fazla şubeniz var ve faturaları tek hesapta toplamak istiyorsunuz.

Entegratör seçerken sormanız gereken 7 soru

1. Kullandığınız programla bağlantısı var mı?

Entegratörün kendi panelinden fatura kesmek, GİB portalından kesmekten pek farklı değildir. Asıl kazanç, kasa programınızın faturayı entegratöre otomatik göndermesidir. Bunun için entegratörün bir web servisi (API) olmalı ve programınız o servise bağlanabilmelidir. Sözleşmeden önce bunu sorun.

2. Kontör nasıl fiyatlanıyor?

Entegratörler genellikle belge başına harcanan kontör paketleri satar. Aylık kaç fatura keseceğinizi kabaca hesaplayın: bireysel veli faturaları, kurumsal faturalar ve dönem sonu toplu faturaları. Kullanılmayan kontörün devredip devretmediğini ve kontör bitince ne olduğunu öğrenin.

3. Kurulum ve yıllık ücret var mı?

Kontörün yanında kurulum, yıllık kullanım ya da arşiv ücreti alınabilir. Teklifleri yalnızca kontör fiyatıyla değil, bir yıllık toplam maliyetle karşılaştırın.

4. Gelen faturalar programa aktarılabiliyor mu?

Tedarikçi faturalarının gelen kutusundan programınıza çekilebilmesi, alış faturalarını elle girme işini ortadan kaldırır. Bu, satış tarafı kadar değerli bir özelliktir.

5. Çok şubeli kullanım nasıl?

Şubeleriniz aynı vergi numarasındaysa tek entegratör hesabı ve ortak kontör kullanılabilir. Bu durumda gelen faturaların hangi şubeye ait olduğunun nasıl ayrılacağını da düşünün.

6. Destek ne kadar hızlı?

Fatura gitmediğinde cumartesi öğleden sonra ulaşabileceğiniz bir destek hattı önemlidir. Oyun alanlarının en yoğun günleri, birçok firmanın destek vermediği hafta sonlarıdır.

7. Sözleşme süresi ve çıkış koşulları neler?

Sözleşme bitişini ve başka bir entegratöre geçerken arşivinize nasıl ulaşacağınızı önceden öğrenin.

Geçiş günü: portaldan entegratöre

1. Entegratörle sözleşmeyi yapın, kontör alın ve web servis kullanıcı bilgilerinizi isteyin.
2. GİB portalında imza bekleyen taslaklarınız varsa önce onları tamamlayın; aynı satışın iki kez faturalanmasını böyle önlersiniz.
3. Ürünlerinizin KDV oranlarını gözden geçirin. Oranı %0 görünen ya da boş kalmış ürünler entegratörde fatura kesilirken sorun çıkarabilir.
4. Programınızdan entegratör bağlantısını kurun ve bağlantıyı test edin.
5. İlk gün birkaç faturayı entegratör panelinden de kontrol edin; numaraların ve tutarların tuttuğunu görün.
6. Muhasebecinize geçiş tarihini bildirin.

KidsPlay'e entegratör bağlamak

KidsPlay'in Premium Max paketinde e-fatura entegratörü olarak Uyumsoft ve Trendyol e-Faturam desteklenir. İkisinde de kasadaki akış, gelen faturalar ve kabul-ret aynı çalışır; farklar kurulumda ve kontördedir. KidsPlay kontör satmaz.

• Uyumsoft kurulumu: Ayarlar > E-Belge ekranındaki "E-Fatura Entegratörü" kartında Uyumsoft seçilir, web servis kullanıcı adı ve şifresi girilip "Bağlantıyı test et"e basılır. Kartta firma unvanı, vergi numarası, kalan kontör ve sözleşme bitişi görünür; GİB portalında bekleyen taslak varsa sayısı yazar. Hesabı ve kontörü işletmeniz doğrudan Uyumsoft'tan alır.
• Trendyol e-Faturam kurulumu: Aynı kartta Trendyol e-Faturam seçilir; işletmenin vergi numarası (şahıs işletmesinde TC kimlik numarası), Trendyol e-Faturam e-postası ve şifresi girilip bağlantı test edilir. Trendyol e-Faturam hesabının KidsPlay'e bağlanması gerektiği için kurulumdan önce destek ekibimize yazın; kontörün nereden alınacağını da birlikte netleştiririz. Trendyol firma bilgilerinde vergi dairesi gelmediğinden, faturadaki satıcı bilgilerine vergi dairesini bir kez elle girmek gerekir.
• Satış faturası: Kasadaki akış değişmez; fatura ödemeyle birlikte entegratöre gider, SMS onayı yoktur. E-arşiv fatura kesildiği anda veliye PDF olarak e-postayla gider.
• Kontör uyarısı: Kalan kontör 50'nin altına inince işletme sahibine bildirim gelir, Satış Faturaları ekranında uyarı çıkar.
• Mükerrer fatura koruması: Entegratör yanıt vermezse fatura "Belirsiz" olarak işaretlenir ve kendiliğinden tekrar gönderilmez; böylece aynı satış iki kez faturalanmaz.
• Gelen faturalar: Alışlar ekranındaki "Faturaları getir" tedarikçi e-faturalarını taslak alış faturası olarak çeker; ayrıntısı gelen e-fatura takibi yazısında.
• Çok şube: Aynı entegratör hesabını birden çok şube kullanabilir, kontör ortaktır; gelen faturalar adrese göre doğru şubeye düşer.

Bağlantıyı kapatırsanız satış faturaları yeniden GİB portalından SMS onayıyla kesilir; portal bilgileriniz silinmez. Portalla çalışma düzenini oyun alanında e-arşiv fatura yazısında bulabilirsiniz.