Gelen E-Fatura Takibi: Ticari Faturada 8 Gün İçinde Kabul ve Ret

Kısa cevap: Tedarikçiniz size ticari fatura senaryosuyla e-fatura kestiyse, faturayı 8 gün içinde kabul ya da reddetme hakkınız vardır. Bu süre içinde yanıt vermezseniz fatura kabul edilmiş sayılır ve yanlış tutarlı ya da hiç gelmemiş bir mal için kesilmiş faturaya sonradan itiraz etmek çok zorlaşır. Bu yüzden gelen e-faturalar her gün ya da en geç birkaç günde bir gözden geçirilmelidir.

Bir kids kafe haftada süt, ekmek, kahve, temizlik malzemesi ve oyuncak tedarikçisinden düzinelerce fatura alır. Bu faturaların bir kısmı e-fatura olarak entegratördeki gelen kutunuza düşer, bir kısmı e-arşiv olarak e-postanıza gelir. Bu yazıda gelen e-faturaları kaçırmadan takip etmeyi, kabul-ret kararını ve faturayı stoğa işlemeyi anlatıyoruz.

Not: İtiraz yolları ve süreler faturanın senaryosuna ve mevzuata göre değişebilir; tartışmalı bir faturada muhasebecinize danışın.

Temel fatura ve ticari fatura: fark nedir?

E-fatura kesilirken satıcı iki senaryodan birini seçer:

• Temel fatura: Fatura alıcıya ulaşır ve sistem üzerinden bir yanıt beklenmez. Alıcı faturayı sistem içinden reddedemez; itiraz gerekiyorsa sistem dışı yollara başvurulur.
• Ticari fatura: Alıcı faturayı sistem üzerinden kabul ya da reddeder. Ret yanıtı satıcıya gider ve fatura geçersiz hâle gelir.

Faturanın hangi senaryoyla geldiği fatura üzerinde yazar. Kabul-ret hakkı yalnızca ticari faturada vardır; bu yüzden gelen kutusunu tararken önce ticari faturalara bakmak gerekir.

8 gün kuralı: neden önemli?

Türk Ticaret Kanunu'na göre faturayı alan kişi, aldığı tarihten itibaren sekiz gün içinde içeriğine itiraz etmezse içeriği kabul etmiş sayılır. Ticari e-faturada bu itiraz, sistem üzerinden verilen ret yanıtıyla yapılır. Süre dolduktan sonra ret yanıtı gönderilemez.

Oyun alanında faturanın reddedilmesi gereken tipik durumlar:

• Teslim edilen miktar faturadakinden az (örneğin 20 koli yerine 18 koli süt).
• Birim fiyat anlaşılandan yüksek ya da iskonto uygulanmamış.
• Fatura yanlış şubeye ya da yanlış unvana kesilmiş.
• Aynı teslimat için ikinci kez fatura gelmiş.
• İade ettiğiniz bozuk ürün faturadan düşülmemiş.

Reddetmeden önce tedarikçiyi aramak çoğu zaman işi hızlandırır; ama ret gerekçesini yazılı bırakmak, sonradan "haberimiz yoktu" tartışmasını önler.

Gelen faturaları kaçırmamak için bir düzen

1. Sabit bir kontrol günü belirleyin: Haftada iki gün, örneğin pazartesi ve perşembe, gelen kutusunu tarayın. Böylece hiçbir ticari fatura 8 günü aşmaz.
2. İrsaliyeyle karşılaştırın: Mal teslim alınırken imzalanan irsaliye ya da teslim fişi, faturadaki miktarı doğrulamanın en kolay yoludur.
3. Önce ticari faturalara bakın: Temel faturalar beklemeye dayanır, ticari faturaların süresi işler.
4. Kabul ettiğiniz faturayı aynı gün kayda geçirin: Stoğa ve tedarikçi borcuna işlenmeyen fatura, ay sonunda KDV ve kasa farkı olarak geri döner.

E-arşiv olarak gelen faturalar ne olacak?

Tedarikçiniz e-fatura mükellefi değilse ya da size e-arşiv kestiyse fatura entegratördeki gelen kutunuza düşmez; e-postanıza PDF olarak gelir. Bu faturalarda sistem üzerinden kabul-ret yoktur. Onları da kayıt dışında bırakmamak için PDF'i ya da fotoğrafını programınıza yükleyip aynı kontrol akışından geçirmek gerekir. Bu akışı alış faturası ve tedarikçi borcu takibi yazısında anlattık.

Çok şubede gelen fatura hangi şubenin?

Şubeleriniz aynı vergi numarasıyla çalışıyorsa tüm e-faturalar aynı gelen kutusuna düşer. Tedarikçi teslim adresini doğru yazdıysa faturanın hangi şubeye ait olduğu adresten anlaşılır; yazmadıysa birinin karar vermesi gerekir. Aynı tedarikçinin aynı adresten gelen sonraki faturaları için bu kararın hatırlanması, her ay aynı eşleştirmeyi tekrar yapmaktan kurtarır.

KidsPlay'de gelen e-faturalar

KidsPlay'in Premium Max paketinde Uyumsoft ya da Trendyol e-Faturam hesabı bağlı işletmeler gelen e-faturaları Alışlar ekranından yönetir:

• Faturaları getir: Alışlar > Faturalar ekranındaki düğme entegratördeki gelen kutusunu tarar; ilk seferde son 30 günü, sonra son taramadan bu yana gelenleri çeker. İstenirse tarih aralığı da seçilebilir.
• Taslak alış faturası: Her e-fatura bir kez taslak olur. Tedarikçi vergi numarasından bulunur, bulunamazsa faturadaki bilgilerle yeni tedarikçi önerilir. Satırlar daha önceki eşleştirmelerle dolar; yapay zekâ okuma hakkı harcanmaz. Önizlemede faturanın PDF'i görünür.
• Kabul ve ret: Ticari faturalar "Ticari" rozetiyle ve yanıt için kalan gün sayısıyla listelenir. Fatura ekranından "Kabul et" ya da gerekçe yazarak "Reddet" denir; yanıt entegratör üzerinden tedarikçiye gider. Reddedilen fatura stoğa işlenmez. Yanıtlanmamış bir ticari faturayı onaylarken kabul yanıtı da varsayılan olarak gönderilir.
• Şube ataması: Aynı entegratör hesabını kullanan şubelerde her fatura yalnız bir şubeye düşer. Adresten anlaşılamayan faturalar "Şube bekleyen e-faturalar" listesinde görünür; faturanın sahibi olan şube "Bizim" der ve seçim aynı tedarikçinin sonraki faturaları için hatırlanır. Yanlış şubeye düşen taslak "Başka şubeye aktar" ile taşınır.
• Mükerrer koruma: Aynı fatura daha önce PDF olarak yüklenmiş ve henüz onaylanmamışsa taslak gelen e-faturayla güncellenir; onaylanmışsa ikinci kez eklenmez.

Onaylanan alış faturası stoğa, tedarikçi borcuna ve aylık KDV özetine işler. Bu parçaların birbirine nasıl bağlandığını oyun alanında ERP rehberimizde, satış tarafındaki entegratör kurulumunu ise e-fatura entegratörü yazısında bulabilirsiniz.