Alış Faturası ve Tedarikçi Borcu Takibi: Vade, Ödeme ve İndirilecek KDV

Kısa cevap: Alış faturası takibinin özü, her faturanın geldiği gün kayda geçmesi, satırlarının stoğa ya da gidere bağlanması ve tedarikçinin cari hesabına borç olarak yazılmasıdır. Böylece kime ne kadar borçlu olduğunuzu, hangi ödemenin vadesinin geçtiğini ve ay sonunda ne kadar KDV indirebileceğinizi muhasebecinin hesabını beklemeden bilirsiniz.

Oyun alanlarında alış faturaları genellikle çekmecede, araba torpidosunda ya da e-posta kutusunda birikir. Ay sonunda bir kısmı muhasebeciye ulaşır, bir kısmı ulaşmaz. Ulaşmayan her fatura hem indirilemeyen KDV hem de "bu faturayı ödedik mi?" belirsizliği demektir. Bu yazıda bu dağınıklığı her gün birkaç dakikalık bir alışkanlığa çevirmenin yolunu anlatıyoruz.

Bir oyun alanı hangi alış faturalarını alır?

• Kafe malzemesi: Ekmek, süt, kaşar, kahve, içecek. Sık gelir, stoğu etkiler.
• Sarf malzemesi: Peçete, karton bardak, temizlik ürünleri. Stokta tutulabilir ya da doğrudan gider yazılabilir.
• Hizmet ve abonelikler: İnternet, elektrik, su, yazılım, bakım-onarım. Stoğu yoktur; gider kategorisine yazılır.
• Demirbaş: Oyun ekipmanı, kahve makinesi. Muhasebede ayrı ele alınır; muhasebecinize mutlaka iletin.

Bu ayrımı baştan yapmak önemlidir: stoğu etkileyen faturalar ürün maliyetinizi değiştirir, gider faturaları değiştirmez.

1. Fatura geldiği gün kayda girsin

Faturayı ay sonuna bırakmak, onu kaybetmenin en kısa yoludur. Faturanın fotoğrafını çekmek ya da PDF'ini yüklemek otuz saniye sürer. Günümüzde yapay zekâ bir faturanın tedarikçisini, numarasını, tarihini, satırlarını, KDV oranlarını ve toplamlarını saniyeler içinde okuyabilir; size kalan iş okunanı kontrol edip onaylamaktır.

Kontrol ederken dikkat edilecekler:

• Satırların toplamı faturanın ara toplamını tutuyor mu?
• Tedarikçinin vergi numarası doğru okundu mu?
• KDV dışında bir vergi var mı? Örneğin telekom faturalarında özel iletişim vergisi (ÖİV) bulunur; bu vergi ürün satırı değildir ve indirilecek KDV'ye girmez, ama faturanın toplamına ve borcunuza girer.
• Aynı fatura daha önce girildi mi? Mükerrer kayıt, borcu ve KDV'yi şişirir.

2. Her satır bir yere bağlansın

Faturadaki "Kaşar 2 kg" satırı stoktaki kaşara, "Temizlik malzemesi" satırı gider kategorisine, "Nakliye" satırı ise istenirse hiçbir yere bağlanmaz. Bu eşleştirme sayesinde:

• Kaşar stoğunuz artar ve kilosunun size ortalama maliyeti güncellenir.
• Temizlik gideri, ay sonu gider raporunda doğru kategoride görünür.

Toptancılar ürünleri çoğu zaman koli ya da paket olarak faturalar: "Kola 24'lü × 2". Stokta ise adet takip edersiniz. Bu yüzden "1 fatura birimi = 24 adet" gibi bir çarpan tanımlamak gerekir; 2 koli stoğa 48 adet olarak girer. İyi bir sistem aynı tedarikçiden aynı ürün tekrar geldiğinde bu eşleşmeyi ve çarpanı hatırlar.

Maliyetin reçetelere nasıl yansıdığını stok takibi ve reçete maliyeti yazımızda anlattık.

3. Tedarikçi cari hesabı: borç, vade, ödeme

Her onaylanan fatura tedarikçinin hesabına borç olarak, her ödeme alacak olarak yazılır. Aradaki fark, o tedarikçiye olan güncel borcunuzdur. Bu hesabın düzgün tutulması için:

• Varsayılan vade tanımlayın: "Toptancı 30 gün, ekmekçi peşin" gibi. Faturanın vade tarihi kendiliğinden hesaplanır.
• Kısmi ve toplu ödemeleri kaydedin: Tek ödemeyle birden fazla faturayı kapatabilirsiniz; fatura seçilmezse en eski faturadan başlayarak kapatmak en doğal yöntemdir.
• İadeleri ve indirimleri unutmayın: Tedarikçinin verdiği iade ya da indirim, kasadan para çıkmadan borcu düşürür.
• Vadesi geçenleri takip edin: "15 gün gecikti" uyarısı, tedarikçiyle ilişkinizi korur.

Ekmekçiye kasadan nakit ödeme yapıldığında bu tutar hem tedarikçi borcundan düşmeli hem de gün sonu kasa hesabında görünmelidir. Aksi halde kasada açıklanamayan bir eksik çıkar; bunu gün sonu kasa sayımı yazısında ele aldık.

4. İndirilecek KDV'yi ay ay görün

Satışlarda hesapladığınız KDV ile alışlarda ödediğiniz KDV arasındaki fark, o ay ödenecek KDV'dir; alış KDV'si fazlaysa fark sonraki aya devreder. Alış faturaları düzenli girildiğinde bu tabloyu ay bitmeden kabaca görebilirsiniz. Bu bir beyan değildir (beyan muhasebecinizin işidir) ama ay sonunda sürprizle karşılaşmamanızı sağlar.

KDV özetinin doğru çıkması için satış tarafında da her ürünün KDV oranının doğru girilmiş olması gerekir; oranı girilmemiş ürünler özeti eksik gösterir.

5. Muhasebeciye aylık paket

Muhasebeciniz büyük olasılıkla her ayın ilk günlerinde alış faturalarını ister. Bunun için zarf hazırlamak yerine:

• Ayın alış faturalarının listesi (Excel),
• Faturaların görüntüleri,
• Satış KDV özeti

tek bir e-postayla gönderilebilir. Bu gönderim her ayın belirli bir günü otomatik yapılırsa, muhasebecinin "faturalar nerede?" telefonu da biter.

KidsPlay'de alışlar

KidsPlay'in Premium Max paketindeki Alışlar modülü bu düzeni şöyle kurar:

• "Fatura yükle" ile fotoğraf ya da PDF yüklenir; yapay zekâ tedarikçiyi, satırları, KDV oranlarını ve ÖİV/ÖTV gibi diğer vergileri okur. Okunan fatura kontrol ekranında onaylanmadan kaydedilmez; toplam faturayla tutuyorsa "faturayla tutuyor" yazar, mükerrer faturada uyarı çıkar.
• Her satır bir stok kalemine, gider kategorisine ya da "yok say"a bağlanır; koli çarpanı ve eşleşme aynı tedarikçinin sonraki faturalarında hatırlanır. Uygun kalem yoksa yeni hammadde sayfadan çıkmadan eklenir.
• Tedarikçi sayfasında borç, vadesi geçen tutar, ödenecek faturalar ve tüm hareketler görünür; peşin, kısmi, toplu ödeme ve iade dekontu desteklenir. Kasadan yapılan tedarikçi ödemesi gün sonu raporuna ayrı satır olarak girer.
• KDV ve Muhasebeci ekranında aylık satış ve alış KDV'si, tahmini ödenecek ya da devreden KDV görünür; muhasebeci paketi elle ya da her ay otomatik gönderilir.

Tedarikçi faturalarının resmin geri kalanına nasıl oturduğunu görmek isterseniz oyun alanında ERP rehberimize göz atın.