WhatsApp Otomatik Yanıt: Velilerin Sorularını Resepsiyonu Meşgul Etmeden Cevaplayın

Bir cumartesi öğleden sonrasını düşünün. Resepsiyonda kuyruk var, kasada bir veli ödeme yapıyor, içeride otuzdan fazla çocuk oynuyor. Tam o sırada telefon çalıyor: "Merhaba, Elif'in kaç dakikası kaldı?" Ardından bir başkası: "Paketimde kaç saat kalmıştı?" Her biri yarım dakikalık sorular ama hepsi aynı kişinin dikkatini bölüyor.

Bu soruların ortak noktası, cevaplarının zaten sistemde yazılı olmasıdır. Çocuğun giriş saati ve paketi süre takibinde, paket bakiyesi abonelik kaydında, fiyatlar ayarlarda durur. Yani bunları bir insanın cevaplaması gerekmez. WhatsApp veli menüsü tam olarak bunu yapar: veli MENÜ yazar, istediği konuyu seçer, cevabı saniyeler içinde alır.

Hangi sorular otomatik cevaba uygun?

Otomatik yanıt için iyi bir soru üç şartı taşır: sık sorulur, cevabı kayıtlarda vardır ve cevap kişiye göre değişse bile yoruma açık değildir. Oyun alanlarında bu şartları taşıyan altı soru öne çıkıyor:

1. Kalan süre: İçerideki her çocuk için kalan dakika ve tahmini çıkış saati. Duraklatılmış süre düşülür; süresi sınırsız olan girişlerde içeride geçen süre yazılır.
2. Paket bakiyem: Aktif paketlerin kalan dakikası, TL bakiyesi ya da giriş hakkı ile son kullanma günü.
3. Adres ve iletişim: İşletme adı, adres, telefon ve e-posta.
4. Fiyatlar: Aktif süre paketleri ve bugünkü fiyatları, oyun alanına göre gruplu. Güne göre fiyat uyguluyorsanız o günün fiyatı yazılır.
5. Son ziyaretlerim: Son beş ziyaretin tarihi, çocuğu ve süresi.
6. Sadakat indirimim: Kazanılmış indirim ya da bir sonraki indirime kaç ziyaret kaldığı.

Bunlar dışında kalan sorular, yani şikâyet, özel istek ya da doğum günü organizasyonu gibi konuşma gerektiren konular, otomatiğe bırakılmamalıdır. Menü bu konuşmaların yerini almaz; onlara zaman açar.

Neden en fazla üç seçenek?

WhatsApp hızlı yanıt butonlarını bir mesajda en fazla üç tane gösterir. Bu bir kısıtlama gibi görünse de aslında işinize yarar: velinin karşısına altı seçenekli bir liste değil, en çok sorulan üç konu çıkar. KidsPlay'de varsayılan üçlü "Kalan süre", "Paket bakiyem" ve "Adres ve iletişim"dir. Paket satışınız azsa bakiye yerine "Fiyatlar"ı, sadakat kampanyanız varsa adres yerine "Sadakat indirimim"i koyabilirsiniz. Seçimi Ayarlar > WhatsApp Otomasyonu'ndaki "Veli menüsü" anahtarının altındaki küçük anahtarlarla yaparsınız.

Butonlar her telefonda görünmeyebilir; bu yüzden her seçeneğin bir de yazılı karşılığı vardır. Veli SÜRE, BAKİYE, ADRES, FİYAT, ZİYARET ya da İNDİRİM yazarak da aynı cevabı alır.

Veliler menünün varlığını nereden öğrenir?

En iyi otomatik yanıt bile bilinmezse kullanılmaz. Menünün duyulması için üç kolay yol var:

• Giriş mesajının sonunda bir satır: "Kalan süre, paket bakiyesi ve adres bilgisi için istediğiniz zaman MENÜ yazabilirsiniz." Veli bunu her girişte görür. KidsPlay bu satırı, menüde açık olan seçeneklere göre kendisi yazar.
• Menü butonu: Yanıt butonları açıksa giriş, çıkış ve paket mesajlarının altında bir "Menü" butonu çıkar.
• Resepsiyon notu: "Kalan sürenizi öğrenmek için bize WhatsApp'tan MENÜ yazın" yazan küçük bir kart, ilk haftalarda alışkanlığı hızla oturtur.

Sınırlar ve riskler: dürüst bir liste

Otomatik yanıt, numaranızdan giden mesaj sayısını artırır. Bu yüzden birkaç şeyi bilerek açmak gerekir:

• Kredi ve günlük gönderim sınırı: Her menü yanıtı 1 kredi harcar ve numaranızın günlük WhatsApp gönderim sınırından sayılır. Tek bir kişinin bu hakkı tüketmemesi için numara başına saatlik bir yanıt sınırı vardır (varsayılan 20, 1 ile 100 arasında ayarlanır). Sınıra takılan veliye bir kez "biraz sonra tekrar deneyin" denir.
• Sınır çok yüksekse: Kısa sürede çok fazla otomatik yanıt, numaranın kısıtlanma riskini artırır.
• Sınır çok düşükse: Veliler birkaç denemede takılır ve menüye güveni azalır. 20 çoğu işletme için dengeli bir başlangıçtır.
• Kişisel bilgi: Kalan süre, bakiye ve ziyaret bilgisi yalnızca sistemde kayıtlı numaralara verilir. Aynı aileden farklı bir telefonla yazan kişi bu bilgileri göremez.

Telefon trafiği gerçekten azalır mı?

Bunu ölçmenin en kolay yolu, menüyü açmadan önceki ve sonraki iki hafta resepsiyona gelen "kalan süre" ve "bakiye" aramalarını kabaca saymaktır. Sohbetler ekranında menü kullanımları küçük etiketlerle görünür ("Menüden kalan süreyi sordu" gibi); hangi seçeneğin ne kadar kullanıldığını buradan izleyip üçlünüzü buna göre değiştirebilirsiniz.

Menüyü, numaranıza gelen WhatsApp aramalarını otomatik reddedip arayana "bize buradan yazın" diyen arama reddi ile birlikte kullanmak etkiyi artırır: arayan veli yazışmaya yönlenir, yazışan veli de çoğu zaman cevabını menüden alır. Tüm parçaların birlikte nasıl kurulduğunu WhatsApp otomasyonu rehberimizde adım adım anlattık.

Sık sorulan sorular

Veli menüsü yapay zeka ile mi cevap veriyor?

Hayır. Menü, velinin seçtiği konuya göre sistemdeki kayıtlardan hazır bir yanıt üretir: kalan süre süre takibinden, bakiye paket kayıtlarından, fiyatlar fiyat tanımlarınızdan gelir. Tahmin ya da serbest yorum yapmaz.

Kayıtlı olmayan biri MENÜ yazarsa ne olur?

Kişisel bilgi yalnızca sistemde kayıtlı numaralara verilir. Kayıtlı olmayan numaraya numaranın kayıtlarda görünmediğini söyleyen kısa bir yanıt gider; mesajı sohbetlerde görürsünüz.

Menü yanıtları kredi harcar mı?

Evet. Menü mesajı ve menüden verilen her yanıt, diğer otomatik WhatsApp mesajları gibi 1 kredi harcar ve günlük gönderim sınırından sayılır. Bu yüzden numara başına saatlik bir yanıt sınırı vardır (varsayılan 20).

Menüde aynı anda kaç seçenek olabilir?

WhatsApp bir mesajda en fazla üç buton gösterdiği için aynı anda en fazla üç seçenek açık olabilir. Altı seçenek arasından işletmenize en uygun üçünü seçersiniz.