Oyun Alanı İçin WhatsApp Otomasyonu: Bağlantıdan Veli Menüsüne Uçtan Uca Rehber

Oyun alanında velinin gün içinde merak ettiği şeyler bellidir: çocuğum içeri girdi mi, süresi ne zaman doluyor, paketimde ne kadar kaldı, saat kaçta kapanıyorsunuz? Bu soruların çoğu ya resepsiyonu arayarak ya da kapıya gelerek sorulur. WhatsApp otomasyonu, bu bilgiyi velinin zaten her gün açtığı uygulamaya, doğru anda ve sizin kimseyi meşgul etmenize gerek kalmadan götürür.

Bu rehberde bir oyun alanının WhatsApp otomasyonunu baştan sona nasıl kurduğunu anlatıyoruz: numarayı bağlamaktan veli onayına, otomatik bildirimlerden velinin kendi sorusunu kendisinin cevapladığı menüye kadar. Örnekler KidsPlay oyun alanı takip programından ama adımların mantığı her işletme için aynıdır. Kanalları birbiriyle karşılaştırmak istiyorsanız önce SMS, WhatsApp ve push karşılaştırmamıza göz atabilirsiniz.

1. Numarayı bağlayın ve ilk günleri sakin geçirin

KidsPlay'de WhatsApp, işletmenizin kendi numarasından çalışır. Ayarlar > WhatsApp Otomasyonu sayfasında "WhatsApp'ı Bağla"ya basıp ekrandaki QR kodu telefonunuzdan (WhatsApp > Ayarlar > Bağlı Cihazlar > Cihaz Bağla) okutmanız yeterlidir. Ayrı bir uygulama, onay süreci ya da aylık ücret yoktur.

Bu bağlantı resmi WhatsApp Business API değildir; WhatsApp, kısa sürede çok sayıda kişiye mesaj atan ya da şikâyet alan numaraları kısıtlayabilir. Riski azaltmak için:

• Kişisel numara yerine işletmeye ayrılmış bir numara kullanın.
• Numarayı WhatsApp Business uygulamasında açın; profil fotoğrafı, işletme adı, adres ve çalışma saatlerini doldurun.
• Yeni aldığınız bir hattı hemen bağlamayın; bir-iki hafta telefonda normal kullanın.
• İlk günlerde az mesaj gönderin. KidsPlay bunu kendisi yapar: bağlanılan gün 50, ertesi gün 100 mesajla başlar ve beşinci günden itibaren günde 500 mesaja çıkar.

2. Onayı veliden alın: konuşmayı o başlatsın

WhatsApp'ta en güvenli yol, velinin size ilk mesajı kendisinin atmasıdır. Hem izni kayıt altına alırsınız hem de numaranızın "istenmeyen mesaj" olarak işaretlenme ihtimali düşer. KidsPlay'de veli onayı üç yerden alınır:

1. Kayıt QR sayfası: Veli kendini girişteki QR'dan kaydederken sonda "WhatsApp ile onayla" butonuna basar, açılan hazır mesajı gönderir.
2. Süre Takip: Giriş kaydedildikten sonra veli onaylı değilse ekranda bir QR çıkar; veli kendi telefonuyla okutup mesajı gönderir. Pencere tek tıkla geçilebilir, girişi bekletmez.
3. Müşteri detayı: Daha sonra da "WhatsApp onayı al" butonuyla aynı QR açılır.

Onay gelince veliye kısa bir teşekkür mesajı gider. Veli istediği an İPTAL yazarak bildirimleri durdurabilir. Bu onay SMS izninden ve KVKK açık rızasından ayrıdır; aydınlatma metninize bildirimlerin WhatsApp'tan da gidebileceğini eklemeyi unutmayın.

3. Otomatik bildirimleri seçin ve metinlerini düzenleyin

Temel mesajlar süre takibiyle kendiliğinden tetiklenir; personelin ayrıca bir şey yapmasına gerek kalmaz:

• Giriş: çocuğun adı ve giriş saati.
• Süre doluyor: sürenin bitmesine birkaç dakika kala.
• Çıkış: teslim saati, paketle girildiyse kalan süre ya da bakiye.
• Paket ve bakiye: paket tanımlandığında ya da bakiye değiştiğinde.

Her şablonu ayrı ayrı açıp kapatabilir, metnini işletmenizin diliyle yeniden yazabilirsiniz. Şablonlarda "Yalnızca WhatsApp'tan onay veren velilere gönder" seçeneğini açık tutmanızı öneririz: onaysız numaraya mesaj gitmez, kredi de harcanmaz. WhatsApp ve SMS birbirinden bağımsızdır; aynı bildirim ikisinde de açıksa veli ikisini de alır. WhatsApp mesajı gidemezse otomatik olarak SMS'e düşülmez, bu yüzden kritik bulduğunuz mesajları iki kanalda birden açık tutabilirsiniz.

4. Mesajları tek yönlü bırakmayın: yanıt butonları

"Süre doluyor" mesajı tek başına bir hatırlatmadır. Altına iki buton eklendiğinde bir iletişime dönüşür: Geliyorum ve Süreyi uzat. Butonlar her telefonda görünmeyebileceği için mesajda "GELİYORUM ya da UZAT yazabilirsiniz" satırı da bulunur.

Veli yanıt verdiğinde talep panelin sağ altındaki "Veli talepleri" kartına, Süre Takip'teki çocuğun satırına ve bildirimlere düşer. Talep kendi başına hiçbir şeyi değiştirmez: süreyi personel uzatır, ücret her zamanki kurallarınızla işler. Çocuğu içerideyken velinin yazdığı serbest mesajlar da ("10 dakika gecikeceğim" gibi) aynı kartta görünür. Yoğun bir cumartesi gününde bunun ne kadar iş gördüğünü yoğun hafta sonu yazımızda anlattık.

5. Velinin sorusunu kendisi cevaplasın: veli menüsü

Veli işletmenin numarasına MENÜ yazdığında, sizin seçtiğiniz en fazla üç seçenek butonlu bir mesajla gelir: kalan süre, paket bakiyesi, adres ve iletişim, güncel fiyatlar, son ziyaretler ya da sadakat indirimi. Yanıtlar sistemdeki gerçek veriden anında hazırlanır; her yanıt bir mesaj gibi 1 kredi harcar. Velilerin menüyü bilmesi için giriş mesajının sonuna kısa bir hatırlatma satırı ve yanıt butonları açıksa bir "Menü" butonu eklenir.

Menünün hangi soruları üstlenmesi gerektiğini ve sınırlarını WhatsApp otomatik yanıt yazımızda ayrıntılı anlattık.

6. Tüm yazışmalar tek ekranda: sohbetler

Velilerin yazdıkları Mesajlaşma > WhatsApp > Sohbetler sayfasında numara numara toplanır: otomatik mesajlarınız, velinin yanıtları, buton seçimleri ve telefondan elle yazdığınız mesajlar aynı akışta durur. Fotoğraf, ses kaydı, video ve belgeler sohbetin içinde açılır; kişinin profil fotoğrafı görünür, okunmamış mesajlar sayılır. Sohbeti açtığınızda veli WhatsApp'ta mavi tiki görür.

Mesajlar şifreli saklanır; bu ekranı yalnızca iki adımlı doğrulaması açık ve yetkisi olan kullanıcılar görür. Panelden yazılı yanıt gönderme (fotoğraf ve belge ekleriyle) şu an beta olarak sunuluyor; açık olmadığı işletmelerde yanıtlar her zamanki gibi işletme telefonundan verilir ve yine bu ekranda görünür.

7. Arayan veliyi yazışmaya yönlendirin: arama reddi

WhatsApp numarası bağlı telefon çoğu zaman resepsiyonda bir köşede durur ve WhatsApp aramaları kaçar. "Gelen aramaları reddet" açıkken numaranıza gelen sesli ve görüntülü aramalar otomatik reddedilir, arayana "Şu an aramalara yanıt veremiyoruz, lütfen bize buradan yazın" gibi kısa bir mesaj gider. Metni kendiniz yazabilirsiniz (en fazla 100 karakter); her mesaj 1 kredi harcar. Veli yazdığında mesajı sohbetlerde görür, menüyle kendi cevabını da alabilir.

8. Ziyaretin nasıl geçtiğini sorun: çıkış anketi

Çocuk teslim edildikten 30 dakika sonra onaylı veliye tek bir soru gider: "Ziyaretinizi nasıl değerlendirirsiniz?" Veli "Çok iyi", "Fena değil" ya da "Kötü" butonlarından birine basar. Aynı numaraya günde en fazla bir anket gider, kardeşler için tek anket sorulur. "Kötü" cevabı panelde bildirim olarak düşer, böylece memnun kalmayan aileye aynı gün dönebilirsiniz. Anketten en iyi nasıl yararlanılacağını müşteri memnuniyeti yazımızda anlattık.

9. Kampanyayı mesaj kutusuna değil Durum'a koyun

Hafta içi indirimi, yeni etkinlik ya da doğum günü paketi duyurusu için herkese tek tek mesaj atmak hem numaranız için risklidir hem de veliyi yorar. WhatsApp Durum bu iş için daha uygundur: paylaştığınız metin ya da görsel, onay veren ve numaranızı rehberine kaydetmiş velilerinizin Durum sekmesinde 24 saat görünür ve kredi harcamaz. Günde en fazla üç durum paylaşılabilir. Hangi içeriğin işe yaradığını WhatsApp Durum yazımızda bulabilirsiniz.

Maliyet: ne kadar harcarsınız?

KidsPlay'de her otomatik WhatsApp mesajı 1 kredi harcar; mesaj uzunluğu fark etmez ve aylık ücret yoktur. İlk bağlantıda 100 mesaj hediye edilir. Onay, teşekkür, durdurma ve buton yanıtlarına verilen kısa cevaplar ile veli menüsü yanıtları ve arama reddi mesajı dahil, işletme numaranızdan giden her otomatik mesaj 1 kredi sayılır. Yalnızca Durum paylaşımları kredi harcamaz. Kredi azaldığında panelden paket alırsınız; mesaj başına fiyat Pazar Yeri kartında yazar.

Kurulum kontrol listesi

1. İşletmeye ait numarayı WhatsApp Business'ta açın, profilini doldurun.
2. Ayarlar > WhatsApp Otomasyonu'ndan QR ile bağlayın.
3. Giriş, süre doluyor ve çıkış şablonlarını kendi dilinizle düzenleyin.
4. "Yalnızca onay veren velilere gönder" seçeneğini açık tutun.
5. Kayıt QR'ını girişe asın; veliler hem kaydolup hem onay versin.
6. Yanıt butonlarını ve veli menüsünü açın, menüde üç seçeneği belirleyin.
7. İsterseniz arama reddi ve çıkış anketini açın.
8. Aydınlatma metninize WhatsApp kullanımını ekleyin.

Sık sorulan sorular

WhatsApp otomasyonu için WhatsApp Business API gerekir mi?

Hayır. KidsPlay'de işletmenizin mevcut WhatsApp numarasını telefonunuzdaki Bağlı Cihazlar menüsünden QR kod okutarak bağlarsınız. Bu yöntem resmi WhatsApp Business API değildir; bu yüzden işletmeye ayrılmış bir numara kullanmanız ve velilerin önce size yazmasını sağlamanız önerilir.

WhatsApp mesajları ücretli mi?

KidsPlay'de her otomatik WhatsApp mesajı 1 kredi harcar, aylık ücret yoktur ve ilk bağlantıda 100 mesaj hediye edilir. Onay, teşekkür ve veli menüsü yanıtları dahil işletme numarasından giden her otomatik mesaj (arama reddi mesajı dahil) 1 kredi sayılır; WhatsApp Durum paylaşımları kredi harcamaz.

Veli WhatsApp bildirimlerini nasıl durdurur?

Veli işletmenin numarasına yalnızca İPTAL, DUR ya da STOP yazdığında onayı kalkar ve bildirimler durur. Yanıt butonları açıksa mesajların altındaki Bildirimleri durdur butonu da kullanılabilir; yanlışlıkla basılmasın diye veliye önce onay sorulur.

WhatsApp mesajı gitmezse SMS gönderilir mi?

Hayır, otomatik olarak SMS'e düşülmez. Gönderilemeyen mesaj sebebiyle birlikte Gönderilenler listesinde görünür. Veliye her durumda ulaşmak istediğiniz bildirimleri SMS'te de açık tutabilirsiniz.